27.4.05
Ein vielfältig anpassbares Projektverlaufsmodell
Seit die Studierenden der BFF im Rahmen des Moduls MA5 Projektmässig arbeiten in ihren Arbeitgeberinstitutionen Projekte machen, hat sich nach und nach ein Projektverlaufsmodell herauskristallisiert, das für Projekte mit den unterschiedlichsten Inhalten brauchbar ist.
Das nachstehend vorgeschlagene Projektverlaufsmodell ist dem von GÄCHTER (Gächter, Hans Peter, o.J.: Projektmanagement) beschriebenen recht ähnlich.
1 - Abklärungen (entspricht der Phase "Projektidee / Projektauftrag" bei GÄCHTER)
Die Phase beginnt streng gesehen zu dem Zeitpunkt, zu dem die Idee für das Projekt "geboren ist" und ins Zentrum der Aufmerksamkeit rückt. Oftmals weiss man gar nicht genau, wann dies war. Der tatsächliche Beginn der Phase (und damit des Projekts) wird dann rückblickend festgelegt. Die Ideensuche und -findung sollte nicht zum Projektzyklus hinzugenommen werden!
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird vieles abgeklärt: Die Projektidee wird deutlich herausgearbeitet. Es wird dabei besonders gut überlegt, ob sie genügend realistisch ist und ob die Projektumgebung (Institution, Betrieb) soweit geeignet ist, damit die Projektidee zu einem Projektgrobkonzept weiterentwickelt werden kann.
Falls das Projekt auf bestimmte Voraussetzungen angewiesen ist, ohne die es nicht realisiert werden könnte, werden in dieser Phase auch die entsprechenden Zusicherungen eingeholt: z.B. betreffend die Mitwirkung eines benötigten Partners, die Unterstützung durch einen benötigten Berater, die Verfügbarkeit benötigter Ressourcen o.ä.. In diese Phase gehören u.U. auch Abklärungen betreffend der Mitarbeit einzelner Personen im Projekt.
Ebenso wird jetzt überlegt, in welche weiteren Phasen das Projekt sinnvollerweise aufgegliedert wird.
In der Abklärungsphase entsteht als Dokument typischerweise eine Projektskizze. Mit der Projektskizze kann bei der zuständigen Stelle oder den zuständigen Personen für die Lancierung des Projektes geworben und ein Projektauftrag beantragt werden. Der Auftraggeber wird, wenn die Projektskizze ihn überzeugt, in der Regel zuerst nicht mehr als die Ausarbeitung eines Projektgrobkonzepts bewilligen, welches nach seinem Vorliegen die Basis für die prinzipielle Entscheidung über die Lancierung des Projekts bildet.
2 - Grobkonzept (entspricht der Phase "Projektkonzept" bei GÄCHTER)
Je nach Projekt können die Grob- und die Feinkonzeptphase zu einer Konzeptphase zusammengelegt werden.
Die Grobkonzeptphase beginnt dann, wenn der Auftrag erteilt ist, die Projektidee zu einem Projektgrobkonzept weiter zu entwickeln.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projekt grob konzipiert, d.h. in seinen wichtigsten Merkmalen festgelegt und beschrieben, z.B. bezüglich der Ausgangslage oder Problemstellung, der Projektziele, der Projektkosten und deren Finanzierung, der Arbeitsschritte und des Zeitplans, der Projektorganisation, der Evaluation, der Projektrisiken etc.. Der Rahmen des Projekts wird abgesteckt; innerhalb des Rahmens bleibt meist noch Spielraum, der erst später gefüllt wird.
In der Grobkonzeptphase entsteht als Dokument ein Grobkonzept. Es ist das erste projektbezogene "öffentliche" Dokument. Damit kann das Projekt vorgestellt und bei der zuständigen Stelle oder Person die Bewilligung zur Durchführung des Projekts beantragt werden. Der Auftraggeber wird, wenn das Grobkonzept überzeugt, der Projektdurchführung prinzipiell zustimmen (schriftliche Vereinbarung) und in der Regel die Ausarbeitung eines detaillierten Projektfeinkonzepts verlangen, welches nach seinem Vorliegen das Referenzdokument für alle Projektbeteiligten darstellt.
Das Projektgrobkonzept wird u.U. auch benützt, um interessierte Stellen und Personen betreffend der Projektfinanzierung anzusprechen.
Die Grobkonzeptphase dauert möglichst kurz. Es soll nur soviel Arbeit geleistet werden, wie nötig ist, um in einem Grobkonzept ausreichende Entscheidungsgrundlagen bereitzustellen, welche es dem Auftraggeber ermöglichen, die Machbarkeit, die Notwendigkeit, den Nutzen des Projektes zu beurteilen und über seine Durchführung zustimmend, ablehnend oder zurückweisend zu beschliessen (go!, no! oder loop!). Wird das Projekt in dieser Phase abgeblasen, ist wenigstens noch nicht allzu viel Geld verloren!
3 - Feinkonzept (entspricht der Phase "Projektplanung" bei GÄCHTER)
Je nach Projekt können die Grob- und die Feinkonzeptphase zu einer Konzeptphase zusammengelegt werden.
Die Feinkonzeptphase beginnt dann, wenn das Projekt prinzipiell bewilligt ist und der Auftrag erteilt ist, das Projektgrobkonzept zu einem Projektfeinkonzept auszudifferenzieren.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projekt fein konzipiert und geplant, d.h. in seinen bedeutsamen Merkmalen präzise bestimmt und beschrieben und betreffend seiner weiteren Abwicklung genau geplant. Der Spielraum wird dadurch enger.
In der Feinkonzeptphase entsteht als Dokument ein Feinkonzept, welches die verfeinerten Angaben des Grobkonzepts, zusätzliche Angaben sowie Pläne verschiedener Art enthält. Das Feinkonzept bildet für alle Projektbeteiligten ein verbindliches Referenzdokument, welches einen Gesamtüberblick über das Projekt vermittelt.
4 - Vorbereitungen (keine Entsprechung bei GÄCHTER)
Je nach Inhalt des Projektes kann die Vorbereitungsphase auch weggelassen werden.
Die Vorbereitungsphase beginnt dann, wenn das Feinkonzept und die Pläne für die weitere Projektabwicklung vorliegen.
Der Phasenbezeichnung entsprechend werden alle Vorbereitungen getroffen, die für eine reibungslosen Verlauf der nachfolgenden Durchführungsphase unumgänglich sind.
5 - Durchführung (entspricht der Phase "Projektrealisation" bei GÄCHTER)
Die Durchführungsphase beginnt dann, wenn das Feinkonzept und alle Pläne vorliegen und die Vorbereitungen (sofern es solche brauchte) abgeschlossen sind.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird nun das vorgesehene Projektergebnis erbracht.
6 - Einführung (entspricht der Phase "Projekteinführung" bei GÄCHTER)
Die Einführungsphase ist nur dann nötig, wenn das Projektergebnis im Alltag breit verankert werden muss.
Die Einführung beginnt dann, wenn das vorgesehene Projektergebnis vorliegt.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projektergebnis nun einer breiteren Verwendung / Nutzung zugänglich gemacht. Dies erfordert je nach Projekt unterschiedliche Massnahmen, die ihrerseits zuerst geplant werden müssen: z.B. Instruktion des Personals, Beschaffung von Material, Erarbeitung von Abläufen. So ist die Einführung oft ein "Projekt im Projekt".
Da die Einführung eines Projektergebnisses in den Alltag meist mit Veränderungen einhergeht, sind die betroffenen Menschen und die betroffene Organisation sorgfältig, Schritt für Schritt, mit genügend Zeit darauf vorzubereiten, um nicht unnötigen Widerstand gegen Veränderungen oder Neuerungen zu schüren.
7 - Evaluation und Abschluss (entspricht der Phase "Projektabschluss" bei GÄCHTER)
Die Evaluations- und Abschlussphase beginnt dann, wenn das vorgesehene Projektergebnis erbracht und (falls nötig) eingeführt ist.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projekt evaluiert. Die Ergebnisse der Evaluation werden in Massnahmen oder Empfehlungen umgemünzt. Ausserdem werden alle finanziellen, administrativen, personellen Angelegenheiten beendet: Die Projektrechnung wird abgeschlossen, die Projektakte fertiggestellt und abgelegt, die Projektorganisation aufgelöst und die Projektleitung und das Projektteam aus der Aufgabe entlassen.
Eintrag letztmals aktualisiert am 1. März 2007.
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Das nachstehend vorgeschlagene Projektverlaufsmodell ist dem von GÄCHTER (Gächter, Hans Peter, o.J.: Projektmanagement) beschriebenen recht ähnlich.
1 - Abklärungen (entspricht der Phase "Projektidee / Projektauftrag" bei GÄCHTER)
Die Phase beginnt streng gesehen zu dem Zeitpunkt, zu dem die Idee für das Projekt "geboren ist" und ins Zentrum der Aufmerksamkeit rückt. Oftmals weiss man gar nicht genau, wann dies war. Der tatsächliche Beginn der Phase (und damit des Projekts) wird dann rückblickend festgelegt. Die Ideensuche und -findung sollte nicht zum Projektzyklus hinzugenommen werden!
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird vieles abgeklärt: Die Projektidee wird deutlich herausgearbeitet. Es wird dabei besonders gut überlegt, ob sie genügend realistisch ist und ob die Projektumgebung (Institution, Betrieb) soweit geeignet ist, damit die Projektidee zu einem Projektgrobkonzept weiterentwickelt werden kann.
Falls das Projekt auf bestimmte Voraussetzungen angewiesen ist, ohne die es nicht realisiert werden könnte, werden in dieser Phase auch die entsprechenden Zusicherungen eingeholt: z.B. betreffend die Mitwirkung eines benötigten Partners, die Unterstützung durch einen benötigten Berater, die Verfügbarkeit benötigter Ressourcen o.ä.. In diese Phase gehören u.U. auch Abklärungen betreffend der Mitarbeit einzelner Personen im Projekt.
Ebenso wird jetzt überlegt, in welche weiteren Phasen das Projekt sinnvollerweise aufgegliedert wird.
In der Abklärungsphase entsteht als Dokument typischerweise eine Projektskizze. Mit der Projektskizze kann bei der zuständigen Stelle oder den zuständigen Personen für die Lancierung des Projektes geworben und ein Projektauftrag beantragt werden. Der Auftraggeber wird, wenn die Projektskizze ihn überzeugt, in der Regel zuerst nicht mehr als die Ausarbeitung eines Projektgrobkonzepts bewilligen, welches nach seinem Vorliegen die Basis für die prinzipielle Entscheidung über die Lancierung des Projekts bildet.
2 - Grobkonzept (entspricht der Phase "Projektkonzept" bei GÄCHTER)
Je nach Projekt können die Grob- und die Feinkonzeptphase zu einer Konzeptphase zusammengelegt werden.
Die Grobkonzeptphase beginnt dann, wenn der Auftrag erteilt ist, die Projektidee zu einem Projektgrobkonzept weiter zu entwickeln.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projekt grob konzipiert, d.h. in seinen wichtigsten Merkmalen festgelegt und beschrieben, z.B. bezüglich der Ausgangslage oder Problemstellung, der Projektziele, der Projektkosten und deren Finanzierung, der Arbeitsschritte und des Zeitplans, der Projektorganisation, der Evaluation, der Projektrisiken etc.. Der Rahmen des Projekts wird abgesteckt; innerhalb des Rahmens bleibt meist noch Spielraum, der erst später gefüllt wird.
In der Grobkonzeptphase entsteht als Dokument ein Grobkonzept. Es ist das erste projektbezogene "öffentliche" Dokument. Damit kann das Projekt vorgestellt und bei der zuständigen Stelle oder Person die Bewilligung zur Durchführung des Projekts beantragt werden. Der Auftraggeber wird, wenn das Grobkonzept überzeugt, der Projektdurchführung prinzipiell zustimmen (schriftliche Vereinbarung) und in der Regel die Ausarbeitung eines detaillierten Projektfeinkonzepts verlangen, welches nach seinem Vorliegen das Referenzdokument für alle Projektbeteiligten darstellt.
Das Projektgrobkonzept wird u.U. auch benützt, um interessierte Stellen und Personen betreffend der Projektfinanzierung anzusprechen.
Die Grobkonzeptphase dauert möglichst kurz. Es soll nur soviel Arbeit geleistet werden, wie nötig ist, um in einem Grobkonzept ausreichende Entscheidungsgrundlagen bereitzustellen, welche es dem Auftraggeber ermöglichen, die Machbarkeit, die Notwendigkeit, den Nutzen des Projektes zu beurteilen und über seine Durchführung zustimmend, ablehnend oder zurückweisend zu beschliessen (go!, no! oder loop!). Wird das Projekt in dieser Phase abgeblasen, ist wenigstens noch nicht allzu viel Geld verloren!
3 - Feinkonzept (entspricht der Phase "Projektplanung" bei GÄCHTER)
Je nach Projekt können die Grob- und die Feinkonzeptphase zu einer Konzeptphase zusammengelegt werden.
Die Feinkonzeptphase beginnt dann, wenn das Projekt prinzipiell bewilligt ist und der Auftrag erteilt ist, das Projektgrobkonzept zu einem Projektfeinkonzept auszudifferenzieren.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projekt fein konzipiert und geplant, d.h. in seinen bedeutsamen Merkmalen präzise bestimmt und beschrieben und betreffend seiner weiteren Abwicklung genau geplant. Der Spielraum wird dadurch enger.
In der Feinkonzeptphase entsteht als Dokument ein Feinkonzept, welches die verfeinerten Angaben des Grobkonzepts, zusätzliche Angaben sowie Pläne verschiedener Art enthält. Das Feinkonzept bildet für alle Projektbeteiligten ein verbindliches Referenzdokument, welches einen Gesamtüberblick über das Projekt vermittelt.
4 - Vorbereitungen (keine Entsprechung bei GÄCHTER)
Je nach Inhalt des Projektes kann die Vorbereitungsphase auch weggelassen werden.
Die Vorbereitungsphase beginnt dann, wenn das Feinkonzept und die Pläne für die weitere Projektabwicklung vorliegen.
Der Phasenbezeichnung entsprechend werden alle Vorbereitungen getroffen, die für eine reibungslosen Verlauf der nachfolgenden Durchführungsphase unumgänglich sind.
5 - Durchführung (entspricht der Phase "Projektrealisation" bei GÄCHTER)
Die Durchführungsphase beginnt dann, wenn das Feinkonzept und alle Pläne vorliegen und die Vorbereitungen (sofern es solche brauchte) abgeschlossen sind.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird nun das vorgesehene Projektergebnis erbracht.
6 - Einführung (entspricht der Phase "Projekteinführung" bei GÄCHTER)
Die Einführungsphase ist nur dann nötig, wenn das Projektergebnis im Alltag breit verankert werden muss.
Die Einführung beginnt dann, wenn das vorgesehene Projektergebnis vorliegt.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projektergebnis nun einer breiteren Verwendung / Nutzung zugänglich gemacht. Dies erfordert je nach Projekt unterschiedliche Massnahmen, die ihrerseits zuerst geplant werden müssen: z.B. Instruktion des Personals, Beschaffung von Material, Erarbeitung von Abläufen. So ist die Einführung oft ein "Projekt im Projekt".
Da die Einführung eines Projektergebnisses in den Alltag meist mit Veränderungen einhergeht, sind die betroffenen Menschen und die betroffene Organisation sorgfältig, Schritt für Schritt, mit genügend Zeit darauf vorzubereiten, um nicht unnötigen Widerstand gegen Veränderungen oder Neuerungen zu schüren.
7 - Evaluation und Abschluss (entspricht der Phase "Projektabschluss" bei GÄCHTER)
Die Evaluations- und Abschlussphase beginnt dann, wenn das vorgesehene Projektergebnis erbracht und (falls nötig) eingeführt ist.
Der Phasenbezeichnung entsprechend wird das Projekt evaluiert. Die Ergebnisse der Evaluation werden in Massnahmen oder Empfehlungen umgemünzt. Ausserdem werden alle finanziellen, administrativen, personellen Angelegenheiten beendet: Die Projektrechnung wird abgeschlossen, die Projektakte fertiggestellt und abgelegt, die Projektorganisation aufgelöst und die Projektleitung und das Projektteam aus der Aufgabe entlassen.
Eintrag letztmals aktualisiert am 1. März 2007.
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