26.10.05
MeetMan 2008 - Besprechungsverwaltungssoftware
Empfehlung: ***** (auch sehr geeignet für sozialpädagogische Institutionen und Teams)
Für Windows XP und Vista. Deutsch. Bescheidener Preis: Einzelplatzlizenz EUR 20.00.
Die Freeware-Version kann nicht drucken, eignet sich aber sehr gut, um die Handhabung des Programms zu testen und erlernen. Die Vollversion beinhaltet zusätzlich die Funktionen Druckvorschau, Druck und Erstellung von Protokollen als .pdf-Dateien zur Verteilung per e-Mail.
Wie oft haben Sie an Besprechungen teilgenommen, welche ohne klare Ziele, ohne vorbereitete Agenda, ohne informatives Protokoll, ohne Festhaltung von Beschlüssen, ohne nachgehende Kontrolle der vereinbarten Aufgaben durchgeführt wurden? Wie oft haben Sie "Sitzungen" als verschwendete Zeit empfunden? Haben Sie sich je überlegt, wieviele Kosten schlecht organisierte und geleitete Besprechungen verursachen?
Besprechungen ("Sitzungen") gehören in vielen Arbeitsfeldern, so auch in der Sozialpädagogik, zum Arbeitsalltag. Und kaum ein Projekt kommt ohne Besprechungen aus. Besprechungen sind leider auch eine verbreitete Quelle von Ärger am Arbeitsplatz. Obwohl beliebt, hilft es meist wenig, sich über die persönlichen Qualitäten jener Personen aufzuhalten, welche Besprechungen veranlassen und leiten. Unerfreuliche Besprechungen werden hingegen rasch besser, wenn eine gute Besprechungsstruktur etabliert werden kann. Das gelingt mit guter Planung und Information. Eine grosse Unterstützung kann dabei eine einfach zu handhabende Software sein.
MeetMan 2008, ein "Meeting Manager", ist eine solche Anwendung. Sie entspricht dem KISS-Prinzip: "Keep it small and simple!". Sie führt das (planende) Denken und hilft Besprechungen vorbereiten und deren Auswertung vereinfachen. Gute Vorbereitung gibt einer Besprechung Struktur, allen Teilnehmenden Orientierung und der leitenden oder moderierenden Person ein Gerüst, an dem sie sich festhalten kann. Gute Nachbereitung erhöht die Verbindlichkeit der Zusammenarbeit jener, die etwas miteinander besprochen haben.
MeetMan 2008 verwaltet Besprechungen und deren Inhalte in komfortabler Art. Die Bedienung ist einfach und intuitiv, so dass man sie schnell erlernt und nützliche Ergebnisse erzielt. Das Programm ist knapp 2 MB gross, benötigt keine Installation und kann auch von einem Wechseldatenträger (Memory Stick, Speicherkarte), d.h. von jedem beliebigen PC aus gestartet werden. Es ist lediglich erforderlich, die heruntergeladene Zip-Datei ein beliebiges Verzeichnis zu entpacken und von dort aus die ausführtbare Datei MeetMan.exe zu starten. MeetMan 2008 ist eine Datenbank - jede Besprechung wird als Datensatz erfasst. Alle Besprechungen werden in einer einzigen Datenbankdatei gespeichert.
Download der Demoversion und Bestellung der Vollversion (gegen Rechnung) auf www.online-infos.com.
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Eintrag letztmals aktualisiert am 10. März 2009.
Für Windows XP und Vista. Deutsch. Bescheidener Preis: Einzelplatzlizenz EUR 20.00.
Die Freeware-Version kann nicht drucken, eignet sich aber sehr gut, um die Handhabung des Programms zu testen und erlernen. Die Vollversion beinhaltet zusätzlich die Funktionen Druckvorschau, Druck und Erstellung von Protokollen als .pdf-Dateien zur Verteilung per e-Mail.
Wie oft haben Sie an Besprechungen teilgenommen, welche ohne klare Ziele, ohne vorbereitete Agenda, ohne informatives Protokoll, ohne Festhaltung von Beschlüssen, ohne nachgehende Kontrolle der vereinbarten Aufgaben durchgeführt wurden? Wie oft haben Sie "Sitzungen" als verschwendete Zeit empfunden? Haben Sie sich je überlegt, wieviele Kosten schlecht organisierte und geleitete Besprechungen verursachen?
Besprechungen ("Sitzungen") gehören in vielen Arbeitsfeldern, so auch in der Sozialpädagogik, zum Arbeitsalltag. Und kaum ein Projekt kommt ohne Besprechungen aus. Besprechungen sind leider auch eine verbreitete Quelle von Ärger am Arbeitsplatz. Obwohl beliebt, hilft es meist wenig, sich über die persönlichen Qualitäten jener Personen aufzuhalten, welche Besprechungen veranlassen und leiten. Unerfreuliche Besprechungen werden hingegen rasch besser, wenn eine gute Besprechungsstruktur etabliert werden kann. Das gelingt mit guter Planung und Information. Eine grosse Unterstützung kann dabei eine einfach zu handhabende Software sein.
MeetMan 2008, ein "Meeting Manager", ist eine solche Anwendung. Sie entspricht dem KISS-Prinzip: "Keep it small and simple!". Sie führt das (planende) Denken und hilft Besprechungen vorbereiten und deren Auswertung vereinfachen. Gute Vorbereitung gibt einer Besprechung Struktur, allen Teilnehmenden Orientierung und der leitenden oder moderierenden Person ein Gerüst, an dem sie sich festhalten kann. Gute Nachbereitung erhöht die Verbindlichkeit der Zusammenarbeit jener, die etwas miteinander besprochen haben.
MeetMan 2008 verwaltet Besprechungen und deren Inhalte in komfortabler Art. Die Bedienung ist einfach und intuitiv, so dass man sie schnell erlernt und nützliche Ergebnisse erzielt. Das Programm ist knapp 2 MB gross, benötigt keine Installation und kann auch von einem Wechseldatenträger (Memory Stick, Speicherkarte), d.h. von jedem beliebigen PC aus gestartet werden. Es ist lediglich erforderlich, die heruntergeladene Zip-Datei ein beliebiges Verzeichnis zu entpacken und von dort aus die ausführtbare Datei MeetMan.exe zu starten. MeetMan 2008 ist eine Datenbank - jede Besprechung wird als Datensatz erfasst. Alle Besprechungen werden in einer einzigen Datenbankdatei gespeichert.
Mit MeetMan 2008 können Sie
- in einem ersten Schritt Bezeichnung (z.B. "Projektteam-Sitzung"), Datum, Beginn und Ende, Ort, Leitungsperson, protokollführende Person und teilnehmende Personen einer kommenden Besprechung erfassen;
- in einem zweiten Schritt die vorgesehenen Tagesordnungspunkte bzw. Traktanden eingeben, jeweils mit Nummer, Beginn und Ende, Typ (z.B. "Beschluss", "Diskussion", "Mitteilung" etc.), Name, Zuständigkeit, Priorität, Frist für zu erledigende Aufgaben. Die Vorbereitung lässt sich ausdrucken oder in eine .pdf-Datei schreiben, um sie danach elektronisch oder ausgedruckt als Besprechungseinladung zu versenden.
- in einem dritten Schritt, während oder nach der Besprechung, zu jedem Traktandum die Inhalte protokollieren. Dazu steht ein Texteditor zur Verfügung, der Text auch gestalten (Schriftarten, -grössen, -farben, -merkmale, Einrückungen, Aufzählungspunkte, Satzarten) kann. Das Protokoll lässt sich ausdrucken oder oder in eine .pdf-Datei schreiben, um sie danach elektronisch oder ausgedruckt zu versenden.
Zur Vereinfachung können immer wieder genutzte Räume, regelmässig teilnehmende Personen und bestimmte Traktanden-Typen als sog. Stammdaten erfasst werden; man hat danach in Form von Dropdownlisten raschen Zugriff darauf. Für regelmässig wiederkehrende Besprechungen ist eine Kopierfunktion eingebaut.
MeetMan 2008 hat zurzeit noch einen Mangel: Das Programm lässt sich beenden, auch wenn eingegebene Daten zu einer Besprechung noch nicht als Datensatz übernommen wurden. Das heisst, dass man bei Unachtsamkeit unwiederbringlich mehr oder weniger Arbeit verlieren kann. Dem Programm fehlt derzeit eine Routine, welche den Nutzer warnt, wenn er das Programm schliessen will, eingegebene Daten aber noch nicht fest in die Datenbank übernommen hat. - Der Hersteller arbeitet derzeit an der neuen Version MeetMan 2009.
- in einem ersten Schritt Bezeichnung (z.B. "Projektteam-Sitzung"), Datum, Beginn und Ende, Ort, Leitungsperson, protokollführende Person und teilnehmende Personen einer kommenden Besprechung erfassen;
- in einem zweiten Schritt die vorgesehenen Tagesordnungspunkte bzw. Traktanden eingeben, jeweils mit Nummer, Beginn und Ende, Typ (z.B. "Beschluss", "Diskussion", "Mitteilung" etc.), Name, Zuständigkeit, Priorität, Frist für zu erledigende Aufgaben. Die Vorbereitung lässt sich ausdrucken oder in eine .pdf-Datei schreiben, um sie danach elektronisch oder ausgedruckt als Besprechungseinladung zu versenden.
- in einem dritten Schritt, während oder nach der Besprechung, zu jedem Traktandum die Inhalte protokollieren. Dazu steht ein Texteditor zur Verfügung, der Text auch gestalten (Schriftarten, -grössen, -farben, -merkmale, Einrückungen, Aufzählungspunkte, Satzarten) kann. Das Protokoll lässt sich ausdrucken oder oder in eine .pdf-Datei schreiben, um sie danach elektronisch oder ausgedruckt zu versenden.
Zur Vereinfachung können immer wieder genutzte Räume, regelmässig teilnehmende Personen und bestimmte Traktanden-Typen als sog. Stammdaten erfasst werden; man hat danach in Form von Dropdownlisten raschen Zugriff darauf. Für regelmässig wiederkehrende Besprechungen ist eine Kopierfunktion eingebaut.
MeetMan 2008 hat zurzeit noch einen Mangel: Das Programm lässt sich beenden, auch wenn eingegebene Daten zu einer Besprechung noch nicht als Datensatz übernommen wurden. Das heisst, dass man bei Unachtsamkeit unwiederbringlich mehr oder weniger Arbeit verlieren kann. Dem Programm fehlt derzeit eine Routine, welche den Nutzer warnt, wenn er das Programm schliessen will, eingegebene Daten aber noch nicht fest in die Datenbank übernommen hat. - Der Hersteller arbeitet derzeit an der neuen Version MeetMan 2009.
Download der Demoversion und Bestellung der Vollversion (gegen Rechnung) auf www.online-infos.com.
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Eintrag letztmals aktualisiert am 10. März 2009.
# von Marc Schweizer
